Cargador automático
Introducción
En el ámbito de la facturación electrónica, el uso del formato JSON combinado con un sistema automatizado de procesamiento a través de un repositorio SFTP (Secure File Transfer Protocol) representa una solución eficaz y segura para la gestión de documentos. Este enfoque permite a las empresas automatizar la recepción, validación y respuesta de documentos fiscales, minimizando errores manuales y acelerando el flujo de trabajo.
Descripción del Proceso Automatizado
El cargador automático diseñado para trabajar con archivos JSON opera sensando y procesando archivos depositados en un repositorio SFTP. A continuación, se detalla cada etapa del proceso:
Detección de Archivos: El sistema monitorea continuamente un repositorio SFTP específico donde las empresas depositan los archivos JSON.
Procesamiento de Archivos:
Validación: Cada archivo JSON es automáticamente validado para asegurarse de que cumpla con el formato y las normativas fiscales requeridas. Si un archivo es inválido, se mueve a una carpeta
/Invalidospara su posterior revisión y corrección.Archivo Válido: Los archivos que pasan la validación son procesados para convertirse en documentos electrónicos oficiales, y luego son movidos a una carpeta
/Procesados.
Respuesta y Archivo:
Respuestas de Procesamiento: Tras el procesamiento, la respuesta generada por eDoc (por ejemplo, confirmación de recepción, errores encontrados durante el procesamiento, o la factura electrónica aprobada) se deposita en una carpeta
/Respuesta.Archivado Automático: Tanto los documentos procesados como las respuestas se archivan adecuadamente para cumplir con las regulaciones de retención de documentos y facilitar accesos futuros para auditorías o consultas.
Ventajas del Sistema Automatizado
Eficiencia Operativa: La automatización reduce significativamente el tiempo de procesamiento al eliminar la intervención manual en la validación y el archivo de documentos.
Seguridad Mejorada: Utilizar SFTP para la transferencia de archivos asegura que los datos estén encriptados durante la transmisión, protegiendo la información sensible de accesos no autorizados.
Manejo de Errores: Al separar los archivos inválidos y las respuestas específicas, el sistema permite un manejo más efectivo de los errores, facilitando la corrección y reenvío de documentos.
Rastreo y Auditoría: La organización clara de los archivos en carpetas específicas permite un fácil rastreo de cada documento a lo largo de su ciclo de vida, desde la carga hasta la respuesta final.
Emisión de documentos
Este proceso permite a las empresas cargar archivos en formatos predefinidos directamente en el sistema eDoc, donde son procesados automáticamente. Se destaca la validación y la emisión de documentos electrónicos, facilitando una integración eficiente y conforme a las normativas fiscales. Este método optimiza la facturación electrónica, reduciendo errores y mejorando la eficiencia operativa.
Estados eDoc
La gestión adecuada de los estados eDoc es crucial en el sistema de facturación electrónica, ya que cada estado refleja una etapa específica en el proceso de validación y envío de documentos a la entidad tributaria. A continuación, se presenta una tabla que describe cada uno de los estados eDoc, proporcionando claridad sobre las acciones necesarias según el estado en que se encuentre el documento.
2
Documento autorizado, cumple con todo lo requerido por la DGII y el ente tributario.
NO
NO
No se requieren acciones adicionales.
4
Error de procesamiento en eDoc, se debe radicar un ticket de atención en nuestra mesa de ayuda.
SI
NO
Notificar a soporte técnico. No reenviar automáticamente.
5
El documento fue recibido, pero no hubo respuesta a la consulta del estado hacia la entidad tributaria.
NO
SI
No reenviar. Consultar el estado del documento nuevamente.
6
Documento devuelto por el ente tributario, no cumple con las especificaciones del XML en campos obligatorios. Se debe corregir datos y volver a enviar con el mismo secuencial del documento rechazado.
SI
NO
Corregir según indicaciones y luego reenviar manualmente.
7
El documento no fue recibido por la entidad tributaria.
NO
SI
No reenviar. Consultar el estado del documento.
11
Documento anulado en el ente tributario.
NO
NO
No se requieren acciones adicionales.
15
Documento devuelto por eDoc previo a generación del XML por posible duplicidad, credenciales inválidas o Tipo de Documento no reconocido.
NO
SI
Si el documento es duplicado consultar el documento si ha sido autorizado previamente; Si las credenciales son invalidas verificar que se esté enviando la información correcta; y Si envía el documento en la clase equivocada se debe corregir y volver a enviar el mismo documento
18
Documento no encontrado en Edoc
NO
NO
Verificar que se esté enviando la información correcta
20
eDoc no se puede contactar al PAC, se realiza un posterior envío automático
NO
SI
Consulta el estado final del documento
Estado Autorizado (2): Este estado indica que el documento ha sido autorizado por la entidad tributaria. En este punto, no se requiere ninguna acción adicional como reenvío o consulta del estado, pues el documento ya ha completado su proceso satisfactoriamente.
Estados Transitorios (5, 7, 10, 20): Estos estados reflejan las fases intermedias en el proceso de envío y recepción de documentos con la entidad tributaria. En todos estos casos, no se deben reenviar los documentos, sino consultar su estado hasta que cambien a una situación definitiva.
Estados de Error y Corrección (4, 6, 15): El estado 4 indica un error en el proceso de envío o procesamiento, y no debe reenviarse automáticamente; es necesario revisar el error específico y corregirlo si es posible. El estado 6 se asigna a documentos rechazados por la entidad tributaria y requiere corrección manual antes de un reenvío. El estado 15 sugiere que el documento fue devuelto por eDoc empresarial y debe ser analizado para determinar la causa y decidir las acciones correctivas apropiadas. En estos casos, la corrección de errores es fundamental antes de cualquier intento de reenvío.
Estado de Anulación (11): Este estado indica que el documento ha sido anulado y, por lo tanto, ya no tiene validez legal o administrativa. No se requieren acciones adicionales para documentos en este estado, ya que han sido efectivamente retirados del proceso.
Consideraciones Importantes
Consultas de Estado: Para los estados que sugieren consultar el estado del documento, es recomendable establecer un intervalo regular de consultas para evitar la saturación del sistema y asegurar la actualización oportuna del estado del documento.
Notificaciones a Soporte: En casos de errores que no pueden ser resueltos directamente por el usuario, como el estado 4, es fundamental notificar al soporte técnico proporcionando todos los detalles necesarios para una rápida resolución del problema.
Arquitectura
Depósito de Archivos TXT: Cada factura emitida debe ser acompañada por un archivo en formato TXT (JSON siguiendo el formato GS), el cual es depositado por el punto de emisión.
Proceso de Autorización: El sistema eDoc recopila todos los archivos TXT depositados y los envía al Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para su autorización.
Generación de Respuestas: Para cada archivo TXT enviado, eDoc generará un archivo de respuesta en TXT. Este archivo se almacena en la misma ubicación del archivo original emitido.
Contenido del Archivo de Respuesta: El archivo de respuesta incluye los siguientes elementos:
Notificaciones y Procesos Post-Autorización:
Facturas Autorizadas: Al obtener la autorización, se notificará al cliente mediante email y se permitirá la impresión del CAFE.
Facturas en Contingencia: En caso de contingencia, se permite la impresión del CAFE. Una vez que la factura sea autorizada, se enviará una notificación por email al cliente.
Esquema del archivo de entrada
Ejemplo
Esquema del archivo de salida
Ejemplo
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