Estado Documento
Una consulta de estado de documento electrónico es un servicio que permite verificar el estado actual de un documento, como una factura electrónica, y tiene la misma validez legal que una verificación de estado realizada de manera tradicional. Este servicio es crucial para asegurar que el documento se ha creado, enviado y almacenado digitalmente. Además, este procedimiento electrónico debe contener todos los datos fiscales necesarios que permitan confirmar el estado del documento entre el emisor y el receptor, garantizando así la transparencia y la correcta gestión de las transacciones electrónicas..
Beneficios de la Facturación Electrónica
Eficiencia Operativa: La automatización del proceso de facturación reduce la carga administrativa, disminuyendo los errores humanos y acelerando las transacciones.
Reducción de Costos: Menores gastos en papel, impresión, envío y almacenamiento de documentos físicos.
Acceso y Gestión Simplificados: El almacenamiento digital facilita la búsqueda y gestión de documentos, lo que es especialmente útil para auditorías y cumplimiento fiscal.
Autenticación
Para acceder al servicio de facturación electrónica a través de nuestra API REST, los usuarios deben autenticarse utilizando el método de Authorization Bearer Token. Este proceso implica dos pasos principales:
Autenticación Básica: Los usuarios envían sus credenciales (usuario y contraseña) codificadas en base64 en el encabezado de la solicitud.
Identificador del Servicio: Junto con las credenciales, los usuarios deben especificar el identificador del servicio que desean utilizar.
Generación del Token: Los usuarios pueden generar el token enviando una solicitud [GET] a
URL_API_AUTH/ServicioEDOC, incluyendo el identificador del servicio deseado.
Servicios Disponibles
Cada servicio dentro de la plataforma tiene un identificador único que debe ser proporcionado durante la solicitud de autenticación. A continuación, se muestra una tabla con los identificadores y nombres de los servicios disponibles:
1
Emisión de Comprobante
2
Recepción de Comprobante
3
Consulta de Emisión
4
Consulta de Recepción
15
Manifiesto Receptor
16
Anulación
Seguridad y Manejo del Token
Almacenamiento Seguro: Es esencial que el token se almacene de manera segura para evitar accesos no autorizados.
Caducidad y Renovación: Los tokens tienen un período de validez limitado y deben ser renovados periódicamente.
Revocación de Tokens: En caso de compromiso, el token debe ser revocado inmediatamente.
Identificador del servicio: 1. Emisión documento, 2. Recepción documento, 3. Consulta emisión, 4. Consulta recepción, 15. Manifiesto Receptor, 16. Anulación
OK. Procesado correctamente.
Credenciales inválidas
Error. Verificar mensaje de excepción y comunicarse con soporte.
Consulta de estado del documento
En esta sección, abordaremos los detalles técnicos específicos del proceso de consulta de estado de documentos electrónicos utilizando la tecnología REST. Exploraremos cómo este enfoque facilita la integración eficiente y segura de los sistemas de gestión documental dentro de las infraestructuras empresariales existentes, asegurando la conformidad con los estándares legales y fiscales relevantes. Nos centraremos en la implementación de REST para describir las interacciones entre los sistemas y los métodos empleados para la recuperación y visualización de documentos electrónicos.
Estados eDoc
2
Documento autorizado, cumple con todo lo requerido por la DGII y el ente tributario.
NO
NO
No se requieren acciones adicionales.
4
Error de procesamiento en eDoc, se debe radicar un ticket de atención en nuestra mesa de ayuda.
SI
NO
Notificar a soporte técnico. No reenviar automáticamente.
5
El documento fue recibido, pero no hubo respuesta a la consulta del estado hacia la entidad tributaria.
NO
SI
No reenviar. Consultar el estado del documento nuevamente.
6
Documento devuelto por el ente tributario, no cumple con las especificaciones del XML en campos obligatorios. Se debe corregir datos y volver a enviar con el mismo secuencial del documento rechazado.
SI
NO
Corregir según indicaciones y luego reenviar manualmente.
7
El documento no fue recibido por la entidad tributaria.
NO
SI
No reenviar. Consultar el estado del documento.
11
Documento anulado en el ente tributario.
NO
NO
No se requieren acciones adicionales.
15
Documento devuelto por eDoc previo a generación del XML por posible duplicidad, credenciales inválidas o Tipo de Documento no reconocido.
NO
SI
Si el documento es duplicado consultar el documento si ha sido autorizado previamente; Si las credenciales son invalidas verificar que se esté enviando la información correcta; y Si envía el documento en la clase equivocada se debe corregir y volver a enviar el mismo documento
18
Documento no encontrado en Edoc
NO
NO
Verificar que se esté enviando la información correcta
20
eDoc no se puede contactar al PAC, se realiza un posterior envío automático
NO
SI
Consulta el estado final del documento
Estado Autorizado (2): Este estado indica que el documento ha sido autorizado por la entidad tributaria. En este punto, no se requiere ninguna acción adicional como reenvío o consulta del estado, pues el documento ya ha completado su proceso satisfactoriamente.
Estados Transitorios (5, 7, 10, 20): Estos estados reflejan las fases intermedias en el proceso de envío y recepción de documentos con la entidad tributaria. En todos estos casos, no se deben reenviar los documentos, sino consultar su estado hasta que cambien a una situación definitiva.
Estados de Error y Corrección (4, 6, 15): El estado 4 indica un error en el proceso de envío o procesamiento, y no debe reenviarse automáticamente; es necesario revisar el error específico y corregirlo si es posible. El estado 6 se asigna a documentos rechazados por la entidad tributaria y requiere corrección manual antes de un reenvío. El estado 15 sugiere que el documento fue devuelto por eDoc empresarial y debe ser analizado para determinar la causa y decidir las acciones correctivas apropiadas. En estos casos, la corrección de errores es fundamental antes de cualquier intento de reenvío.
Estado de Anulación (11): Este estado indica que el documento ha sido anulado y, por lo tanto, ya no tiene validez legal o administrativa. No se requieren acciones adicionales para documentos en este estado, ya que han sido efectivamente retirados del proceso.
Consideraciones Importantes
Consultas de Estado: Para los estados que sugieren consultar el estado del documento, es recomendable establecer un intervalo regular de consultas para evitar la saturación del sistema y asegurar la actualización oportuna del estado del documento.
Notificaciones a Soporte: En casos de errores que no pueden ser resueltos directamente por el usuario, como el estado 4, es fundamental notificar al soporte técnico proporcionando todos los detalles necesarios para una rápida resolución del problema.
Consumo
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Código Único de Factura Electrónica
OK. Consulta realizada correctamente.
Credenciales inválidas
Error. Verificar mensaje de excepción y comunicarse con soporte.
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