Cargador automático
Introducción
La plataforma de facturación electrónica está diseñada para optimizar y asegurar el proceso de emisión de facturas utilizando una base de datos intermedia. Esta metodología permite una gestión eficiente de los documentos, facilitando su autorización final en Edoc Nube sin la necesidad de manipular archivos directos o JSON.
Descripción del Proceso Automatizado
El sistema de cargador automático funciona mediante el registro y manejo de estructuras de documentos en una base de datos intermedia. El proceso se detalla a continuación:
Registro de Documentos: Los documentos son inicialmente registrados en la base de datos intermedia. Aquí, las estructuras de los documentos se almacenan y organizan para su procesamiento.
Procesamiento Automático:
Validación: Cada documento registrado en la base de datos es automáticamente validado para confirmar que cumple con todas las normativas y formatos requeridos.
Envío para Autorización: Una vez validados, los documentos son enviados automáticamente a Edoc Nube para su autorización oficial.
Manejo de Respuestas:
Recepción de Respuestas: Las respuestas de Edoc Nube, ya sean aprobaciones o rechazos, se reciben y procesan.
Registro de Respuestas: Todas las respuestas se registran en la base de datos intermedia para asegurar un seguimiento adecuado y facilitar futuras auditorías.
Ventajas del Sistema Automatizado
Eficiencia Operativa: La automatización del registro y envío de documentos reduce significativamente los tiempos de procesamiento y elimina la intervención manual.
Seguridad Mejorada: Al utilizar una base de datos intermedia, los datos se mantienen seguros y protegidos dentro de un entorno controlado, reduciendo el riesgo de acceso no autorizado.
Manejo de Errores: El sistema permite un manejo eficaz de los errores, identificando y corrigiendo rápidamente cualquier documento que no cumpla con los estándares antes de su envío a autorización.
Rastreo y Auditoría: La organización sistemática en la base de datos facilita el rastreo detallado de cada documento a lo largo de su ciclo de vida, desde el registro inicial hasta la respuesta final de autorización.
Emisión de documentos
Este proceso permite a las empresas registrar directamente en el sistema eDoc las estructuras de documentos desde una base de datos intermedia, donde son procesados automáticamente. Este método se centra en la validación y autorización de documentos electrónicos, asegurando una integración eficiente y conforme a las normativas fiscales. Este enfoque optimiza la facturación electrónica, minimizando errores y mejorando la eficiencia operativa.
Estados eDoc
La gestión adecuada de los estados eDoc es crucial en el sistema de facturación electrónica, ya que cada estado refleja una etapa específica en el proceso de validación y envío de documentos a la entidad tributaria. A continuación, se presenta una tabla que describe cada uno de los estados eDoc, proporcionando claridad sobre las acciones necesarias según el estado en que se encuentre el documento.
2
Documento autorizado, cumple con todo lo requerido por la DGII y el ente tributario.
NO
NO
No se requieren acciones adicionales.
4
Error de procesamiento en eDoc, se debe radicar un ticket de atención en nuestra mesa de ayuda.
SI
NO
Notificar a soporte técnico. No reenviar automáticamente.
5
El documento fue recibido, pero no hubo respuesta a la consulta del estado hacia la entidad tributaria.
NO
SI
No reenviar. Consultar el estado del documento nuevamente.
6
Documento devuelto por el ente tributario, no cumple con las especificaciones del XML en campos obligatorios. Se debe corregir datos y volver a enviar con el mismo secuencial del documento rechazado.
SI
NO
Corregir según indicaciones y luego reenviar manualmente.
7
El documento no fue recibido por la entidad tributaria.
NO
SI
No reenviar. Consultar el estado del documento.
11
Documento anulado en el ente tributario.
NO
NO
No se requieren acciones adicionales.
15
Documento devuelto por eDoc previo a generación del XML por posible duplicidad, credenciales inválidas o Tipo de Documento no reconocido.
NO
SI
Si el documento es duplicado consultar el documento si ha sido autorizado previamente; Si las credenciales son invalidas verificar que se esté enviando la información correcta; y Si envía el documento en la clase equivocada se debe corregir y volver a enviar el mismo documento
18
Documento no encontrado en Edoc
NO
NO
Verificar que se esté enviando la información correcta
20
eDoc no se puede contactar al PAC, se realiza un posterior envío automático
NO
SI
Consulta el estado final del documento
Estado Autorizado (2): Este estado indica que el documento ha sido autorizado por la entidad tributaria. En este punto, no se requiere ninguna acción adicional como reenvío o consulta del estado, pues el documento ya ha completado su proceso satisfactoriamente.
Estados Transitorios (5, 7, 10, 20): Estos estados reflejan las fases intermedias en el proceso de envío y recepción de documentos con la entidad tributaria. En todos estos casos, no se deben reenviar los documentos, sino consultar su estado hasta que cambien a una situación definitiva.
Estados de Error y Corrección (4, 6, 15): El estado 4 indica un error en el proceso de envío o procesamiento, y no debe reenviarse automáticamente; es necesario revisar el error específico y corregirlo si es posible. El estado 6 se asigna a documentos rechazados por la entidad tributaria y requiere corrección manual antes de un reenvío. El estado 15 sugiere que el documento fue devuelto por eDoc empresarial y debe ser analizado para determinar la causa y decidir las acciones correctivas apropiadas. En estos casos, la corrección de errores es fundamental antes de cualquier intento de reenvío.
Estado de Anulación (11): Este estado indica que el documento ha sido anulado y, por lo tanto, ya no tiene validez legal o administrativa. No se requieren acciones adicionales para documentos en este estado, ya que han sido efectivamente retirados del proceso.
Consideraciones Importantes
Consultas de Estado: Para los estados que sugieren consultar el estado del documento, es recomendable establecer un intervalo regular de consultas para evitar la saturación del sistema y asegurar la actualización oportuna del estado del documento.
Notificaciones a Soporte: En casos de errores que no pueden ser resueltos directamente por el usuario, como el estado 4, es fundamental notificar al soporte técnico proporcionando todos los detalles necesarios para una rápida resolución del problema.
Arquitectura
Registro de Documentos
Ingreso de Facturas: Cada factura emitida se registra en la base de datos intermedia, donde se almacenan las estructuras de los documentos siguiendo un formato específico determinado por el sistema eDoc.
Proceso de Autorización
Recopilación de Datos: El sistema eDoc consulta la base de datos intermedia para recopilar todos los registros de facturas que deben ser autorizados.
Envío al PAC: eDoc envía la información de las facturas desde la base de datos al Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para su autorización.
Generación de Respuestas
Recepción de Autorizaciones: Para cada registro de factura enviado, eDoc recibe una respuesta de autorización del PAC.
Registro de Respuestas: eDoc almacena las respuestas en la misma base de datos intermedia, asociadas con el registro original de la factura.
Contenido del Registro de Respuesta
Detalles de la Respuesta: Cada registro de respuesta en la base de datos incluirá elementos clave como el estado de la autorización (aprobado, rechazado), mensajes de error si los hubiera, y un identificador único de la transacción.
Visualización y Acceso a las Respuestas
Consulta de Respuestas: Los usuarios pueden acceder y consultar las respuestas de autorización directamente desde la base de datos intermedia, utilizando herramientas de gestión de bases de datos o interfaces de usuario proporcionadas por el sistema eDoc.
Notificaciones y Procesos Post-Autorización:
Facturas Autorizadas: Al obtener la autorización, se notificará al cliente mediante email y se permitirá la impresión del CAFE.
Facturas en Contingencia: En caso de contingencia, se permite la impresión del CAFE. Una vez que la factura sea autorizada, se enviará una notificación por email al cliente.
Tablas de las estructuras del documento
EDDocumentoBin
Tabla que contiene todos los datos cabecera del documento, como tambien los datos del emisor, receptor, retención aplicada, pedido comercial, exportación, local entrega, logistica, campos adicionales, totales, respuesta de sincronización.
OBLIGATORIA
EDDocumentoAdjunto
Tabla que contiene los archivos adicionales del documento
OPCIONAL
EDDocumentoAutorizado
Tabla que contiene datos del autorizado a descargar documentos
OPCIONAL
EDDocumentoDesBono
Tabla que contiene los datos del Descuento del bono del documento
OPCIONAL
EDDocumentoDetalleOTI
Tabla que contiene los datos del detalle del OTI
OPCIONAL
EDDocumentoDetalle
Tabla que contiene los datos sobre el detalle del documento
OBLIGATORIA
EDDocumentoPagoPlazo
Tabla que contiene los datos del pago a plazo del documento
OPCIONAL
EDDocumentoFormaPago
Tabla que contiene las Formas de Pago del documento
OBLIGATORIA
EDDocumentoOTI
Tabla que contiene los datos del OTI del documento
CONDICIONAL
EDDocumentoReferencia
Tabla que contiene los datos sobre la referencia de factura electrónica
CONDICIONAL
Dentro de la tabla EDDocumentoBin tenemos unas columnas de control de la integración que son:
IdDocumento
Llave de la tabla, ID unico.
EstadoEtl
MensajeEtl
Mensaje de respuesta del procesamiento actual del documento
FechaHoraProcesamiento
Fecha y hora en la que el documento fue procesado
CantProcesamiento
Cantidad de veces en las que el documento ha sido procesado
Estados ETL
1
Pendiente de envio
Documento pendiente de enviar a edoc empresarial.
2
Enviado/Procesado
Documento enviado a edoc empresarial.
4
Error interno
Error al enviar documento a edoc empresarial.
400
Bad request
Campos o valores incorrectos.
401
No Autorizado
No tiene autorización para emitir.
404
Error conexión
No existe conexión a internet
500
Error de servidor
Error en el servidor
Diccionario de datos
Ejemplo
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