XML

Introducción

En el contexto de la facturación electrónica en Ecuador, la adopción del formato XML, conforme a las especificaciones del Servicio de Rentas Internas (SRI), junto con un sistema automatizado de gestión a través de un repositorio SFTP (Secure File Transfer Protocol), proporciona una metodología segura y eficiente para el manejo de documentos fiscales. Este sistema facilita la automatización del proceso de recepción, validación y respuesta de documentos, reduciendo los errores manuales y optimizando el flujo de trabajo.

Descripción del Proceso Automatizado

El sistema automatizado está diseñado para interactuar con archivos XML, procesándolos a través de un repositorio SFTP designado. A continuación, se describen las etapas clave del proceso:

1. Detección de Archivos: El sistema monitorea continuamente el repositorio SFTP designado donde las empresas depositan sus archivos XML.

2. Procesamiento de Archivos:

   • Validación: Cada archivo XML se valida automáticamente para garantizar que cumpla con el formato y las normas fiscales impuestas por la SRI de Ecuador. Los archivos que no pasen la validación se trasladan a una carpeta denominada /Inválidos para su revisión y corrección.

   • Archivo Válido: Los archivos que superan la validación son procesados para convertirse en documentos electrónicos oficiales. Posteriormente, se trasladan a una carpeta /Procesados.

3. Respuesta y Archivo:

   • Respuestas de Procesamiento: Las respuestas generadas por el sistema, como la confirmación de recepción, los errores detectados durante el procesamiento o la factura electrónica aprobada, se depositan en una carpeta /Respuesta.

   • Archivado Automático: Tanto los documentos procesados como las respuestas se archivan de manera adecuada para cumplir con las regulaciones de retención de documentos. Esto facilita el acceso futuro para auditorías o consultas.

Ventajas del Sistema Automatizado

• Eficiencia Operativa: La automatización reduce significativamente el tiempo de procesamiento al eliminar la intervención manual en la validación y el archivo de documentos.

• Seguridad Mejorada: Utilizar SFTP para la transferencia de archivos asegura que los datos estén encriptados durante la transmisión, protegiendo la información sensible de accesos no autorizados.

• Manejo de Errores: Al separar los archivos inválidos y las respuestas específicas, el sistema permite un manejo más efectivo de los errores, facilitando la corrección y reenvío de documentos.

• Rastreo y Auditoría: La organización clara de los archivos en carpetas específicas permite un fácil rastreo de cada documento a lo largo de su ciclo de vida, desde la carga hasta la respuesta final.

Emisión de documentos

Este proceso permite a las empresas cargar archivos en formatos predefinidos directamente en el sistema eDoc, donde son procesados automáticamente. Se destaca la validación y la emisión de documentos electrónicos, facilitando una integración eficiente y conforme a las normativas fiscales. Este método optimiza la facturación electrónica, reduciendo errores y mejorando la eficiencia operativa.

Estados eDoc

La gestión adecuada de los estados eDoc es crucial en el sistema de facturación electrónica, ya que cada estado refleja una etapa específica en el proceso de validación y envío de documentos a la entidad tributaria. A continuación, se presenta una tabla que describe cada uno de los estados eDoc, proporcionando claridad sobre las acciones necesarias según el estado en que se encuentre el documento.

Valor	Descripción	Causa	Solución
2	Documento autorizado por el ente tributario	Documento autorizado por el SRI	Ninguna
3	Documento no autorizado por el ente tributario	Documento no superó la validación debido al incumplimiento de las reglas de negocio establecidas por el SRI	Realizar la corrección de los datos del documento y emitirlo nuevamente
4	Error al emitir o consultar el documento en eDoc	Ha ocurrido un error en eDoc, el cual ha sido identificado con un código para su seguimiento y solución	Levantar un ticket de atención en el portal de soporte técnico de GuruSoft
5	Documento en espera de autorización por parte del ente tributario	eDoc no pudo establecer una conexión con el SRI para consultar la autorización del documento, se realizará una reconsulta automática posteriormente	Realizar la consulta del estado del documento mediante la API correspondiente, una vez transcurrido un intervalo de tiempo adecuado
6	Documento rechazado por el ente tributario	Documento no cumplió con las validaciones de estructura y/o formato XML requeridas por el SRI	Realizar la corrección de los datos del documento y emitirlo nuevamente
7	Documento en espera de recepción por parte del ente tributario	eDoc no pudo establecer una conexión con el SRI para transmitir el documento, se realizará un reenvío automático posteriormente	Realizar la consulta del estado del documento mediante la API correspondiente, una vez transcurrido un intervalo de tiempo adecuado
11	Documento anulado en eDoc	Documento ha sido anulado por el emisor mediante el portal web del SRI	Una vez alcanzado este estado, el documento no puede ser modificado ni revertido
15	Solicitud de emisión o consulta rechazada por eDoc	Solicitud de emisión o consulta no cumplió con las validaciones de estructura y/o formato XML requeridas por eDoc	Realizar la corrección de los datos del documento y emitirlo nuevamente
18	Documento no encontrado en eDoc	Documento consultado no fue encontrando en eDoc	Realizar la corrección de los parámetros de la consulta y repetir el proceso

• Estado Autorizado (2): Este estado indica que el documento ha sido autorizado por la entidad tributaria. En este punto, no se requiere ninguna acción adicional como reenvío o consulta del estado, pues el documento ya ha completado su proceso satisfactoriamente.

• Estado No autorizado (3): Este estado indica que el documento no ha sido aprobado y requiere corrección para poder ser autorizado en un nuevo intento. Se permite un máximo de tres envíos por documento (incluyendo el primero). En caso de que el documento permanezca en estado No autorizado, deberá esperar al siguiente día para realizar un nuevo envío.

• Estados Transitorios (5, 7): Estos estados reflejan las fases intermedias en el proceso de envío y recepción de documentos con la entidad tributaria. En todos estos casos, no se deben reenviar los documentos, sino consultar su estado hasta que cambien a una situación definitiva.

• Estados de Error y Corrección (4, 6, 15): El estado 4 indica un error en el proceso de envío o procesamiento, y no debe reenviarse automáticamente; es necesario revisar el error específico y corregirlo si es posible. El estado 6 se asigna a documentos rechazados por la entidad tributaria y requiere corrección manual antes de un reenvío. El estado 15 sugiere que el documento fue devuelto por eDoc empresarial y debe ser analizado para determinar la causa y decidir las acciones correctivas apropiadas. En estos casos, la corrección de errores es fundamental antes de cualquier intento de reenvío.

• Estado de Anulación (11): Este estado indica que el documento ha sido anulado y, por lo tanto, ya no tiene validez legal o administrativa. No se requieren acciones adicionales para documentos en este estado, ya que han sido efectivamente retirados del proceso.

Consideraciones Importantes

• Consultas de Estado: Para los estados que sugieren consultar el estado del documento, es recomendable establecer un intervalo regular de consultas para evitar la saturación del sistema y asegurar la actualización oportuna del estado del documento.

• Notificaciones a Soporte: En casos de errores que no pueden ser resueltos directamente por el usuario, como el estado 4, es fundamental notificar al soporte técnico proporcionando todos los detalles necesarios para una rápida resolución del problema.

Arquitectura

• Depósito de Archivos XML: Cada factura emitida debe ser acompañada por un archivo en formato XML (XML siguiendo el formato SRI), el cual es depositado por el punto de emisión.

• Proceso de Autorización: El sistema eDoc recopila todos los archivos XML depositados y los envía al Servicio de Rentas Internas (SRI) para su autorización.

• Generación de Respuestas: Para cada archivo XML enviado, eDoc generará un archivo de respuesta en XML. Este archivo se almacena en la misma ubicación del archivo original emitido.

• Contenido del Archivo de Respuesta: El archivo de respuesta incluye los siguientes elementos:

  • Respuesta

• Notificaciones y Procesos Post-Autorización:

  • Facturas Autorizadas: Al obtener la autorización, se notificará al cliente mediante email y se permitirá la impresión del CAFE.

  • Facturas en Contingencia: En caso de contingencia, se permite la impresión del CAFE. Una vez que la factura sea autorizada, se enviará una notificación por email al cliente.

Esquema del archivo de entrada

Ejemplo archivo Entrada

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>
<factura id="comprobante" version="1.0.0">
  <infoTributaria>
    <ambiente>1</ambiente>
    <tipoEmision>1</tipoEmision>
    <razonSocial>GuruSoft S.A.</razonSocial>
    <nombreComercial>GuruSoft S.A.</nombreComercial>
    <ruc>0992737964001</ruc>
    <codDoc>01</codDoc>
    <estab>001</estab>
    <ptoEmi>015</ptoEmi>
    <secuencial>000000022</secuencial>
    <dirMatriz>Av de las Americas 510 Edificio Sky Building Piso 4 Oficina 409 Guayaquil – Ecuador</dirMatriz>
  </infoTributaria>
  <infoFactura>
    <fechaEmision>24/04/2025</fechaEmision>
    <dirEstablecimiento>Av de las Americas 510 Edificio Sky Building Piso 4 Oficina 409 Guayaquil – Ecuador</dirEstablecimiento>
    <obligadoContabilidad>SI</obligadoContabilidad>
    <tipoIdentificacionComprador>05</tipoIdentificacionComprador>
    <guiaRemision>001-001-000000001</guiaRemision>
    <razonSocialComprador>José Zambrano Ortega</razonSocialComprador>
    <identificacionComprador>0929136869</identificacionComprador>
    <direccionComprador>Durán, Urb. La Martina</direccionComprador>
    <totalSinImpuestos>1000.00</totalSinImpuestos>
    <totalDescuento>0.00</totalDescuento>
    <totalConImpuestos>
      <totalImpuesto>
        <codigo>2</codigo>
        <codigoPorcentaje>4</codigoPorcentaje>
        <baseImponible>1000.00</baseImponible>
        <valor>150.00</valor>
      </totalImpuesto>
    </totalConImpuestos>
    <propina>0.00</propina>
    <importeTotal>1150.00</importeTotal>
    <moneda>DOLAR</moneda>
    <pagos>
      <pago>
        <formaPago>01</formaPago>
        <total>1000.00</total>
      </pago>
    </pagos>
  </infoFactura>
  <detalles>
    <detalle>
      <codigoPrincipal>EDOC01</codigoPrincipal>
      <codigoAuxiliar>?</codigoAuxiliar>
      <descripcion>eDoc Empresarial EC</descripcion>
      <unidadMedida>UND</unidadMedida>
      <cantidad>1.00</cantidad>
      <precioUnitario>1000.00</precioUnitario>
      <descuento>0.00</descuento>
      <precioTotalSinImpuesto>1000.00</precioTotalSinImpuesto>
      <detallesAdicionales>
        <detAdicional  valor="Nube" nombre="Tipo de licencia" />
      </detallesAdicionales>
      <impuestos>
        <impuesto>
          <codigo>2</codigo>
          <codigoPorcentaje>4</codigoPorcentaje>
          <tarifa>15.00</tarifa>
          <baseImponible>1000.00</baseImponible>
          <valor>150.00</valor>
        </impuesto>
      </impuestos>
    </detalle>
  </detalles>
  <infoAdicional>
    <campoAdicional nombre="Dato 1">Valor 1</campoAdicional>
    <campoAdicional nombre="Email">[email protected]</campoAdicional>
  </infoAdicional>
</factura>

Ejemplo archivo Salida